В июне 2020 года российский IT-гигант «Яндекс» представил свой новый офис. Компания вложит более 50 млрд рублей в строительство и оборудование нового здания в Гагаринском районе. Помимо прочего, о новом здании Яндекс рассказывает так:

Сам офис компании спроектирован так, чтобы сотрудники не были привязаны к конкретному рабочему месту — они смогут работать в любом удобном месте здания, например, на террасе на крыше под открытым небом.

Казалось бы, неужели Яндекс не может построить достаточно рабочих мест для всех сотрудников? Почему бы не выдать каждому свой стол? Неужели компания тратит десятки миллиардов рублей, не стараясь обеспечить всех фиксированным
рабочим местом?

На самом деле «Яндекс» создает свою штаб-квартиру по принципу «гибкого офиса». Такой принцип позволяет не только порадовать сотрудников и повысить их производительность, но и значительно сэкономить.

Мы расскажем как это работает. Вы узнаете, как можно уже сейчас сэкономить до 30% на аренде, помочь сотрудникам работать вовлеченнее — даже если у вас работает всего несколько человек. Сэкономленные средства вы сможете
инвестировать в бизнес или потратит с пользой для себя.

Рабочих столов меньше, чем сотрудников. В любом офисе всегда пустует несколько мест. Один сотрудник ушел в отпуск, другой сидит на больничном. Кто-то уехал в командировку, двое других в ближайшие несколько дней работают на объекте заказчика или из дома. У всех этих сотрудников есть рабочие столы — но они только пустуют и съедают аренду.

Гибкий офис учитывает это — поэтому рабочих сторов в нем в среднем на 20% меньше.

За сотрудниками не закрепляют рабочее место. Сотрудник сам выбирает наиболее комфортное рабочее место в зависимости от того, чем он сегодня будет заниматься.

В конце рабочего дня сотрудники убирают бумаги и ноутбук в личные шкафы. Рабочее место снова свободно, завтра его может занять коллега. Стол — это место работы, а не место хранения вещей.

Руководитель контролирует результат работы. В традиционных офисах не формальное присутствие в офисе. В гибком офисе руководитель не летает орлом над головами сотрудников, а контролирует скорость и качество выполнения задач, удаленно.

Часто переход на удаленный офис приводит к тому, что компании среднего и крупного размера заметно сокращают число руководителей, дополнительно экономя на этом. В компании больше не нужны «надзиратели», один вовлеченный руководитель с системой контроля результата заменяет троих «Иван Иванычей».

⌘ ⌘ ⌘

Существует так же и смешанный формат гибких офисов в рамках системы работы компании. Некоторые места и пространства остаются стационарными и привязаны к определенному сотруднику. Так же появляются система бронирования столов и помещений.

Экономия. Практика показывает, что по сравнению с традиционным, «гибкий офис» позволяет сэкономить до 50% офисного пространства и около 30% общих затрат на его содержание.

Согласно исследованиям Центрального статистического бюро Нидерландов (ЦСБ) экономия средств на одного сотрудника, работающего один день в неделю дома, составляет 2300 евро в год. Гибкий график и возможность удаленной работы увеличивают прибыль и позволяют повысить производительность труда на 20–40%. Две трети опрошенных компаний также считают, что переход на более гибкие условия работы позволяет сэкономить больше средств, чем, например, сокращение штата сотрудников.

Производительность. В «гибком офисе» сотрудники сами выбирают где и когда им удобнее работать. Многие решают 1-2 дня в неделю поработать из дома, экономя силы и время на дорогу. Так снижается стресс и повышается производительность труда.

Около 80% рабочего персонала в Нидерландах имеют возможность работать вне офиса. Исследования показали, что продуктивность труда у таких сотрудников примерно на 40% выше, чем у людей, которые вынуждены каждый день приезжать на работу. Одно из самых важных условий эффективного труда — хороший баланс «дом–работа».

Казалось бы, все ясно. Убираем лишние столы, отказываемся от аренды одной из комнат в офисе. Ура, экономия! Но на деле гибкий офис оказывается айсбергом. Нда простыми принципами скрывается подводная часть — большая работа архитектора.

Моя практика показывает, что владелец бизнеса скорее всего не сможет самостоятельно организовать «гибкий офис». Перед ним встанет значительное число проблем, которые не решишь интуитивно.

И это — только часть важных вопросов. Если не найти правильные ответы на все, то переформатирование офиса в гибкий станет большой неудачей: сотрудники разбегутся или будут работать хуже, временная экономия утечет в песок и уйдет на затыкание дыр.